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Cómo logramos gestionar un proyecto en pandemia | How we managed a project during a pandemic

Escribimos este relato mientras terminamos de marcar las últimas carpetas como “Final - entregado”. Cinco entregas parciales de un total de 30 carpetas, 108 536 palabras, 1339 páginas de un proyecto que nos llevó tres meses terminar. En estos tres meses, mientras nosotras gestionamos este proyecto, la humanidad atraviesa una pandemia. Para nosotras, esta experiencia de trabajo representó un gran aprendizaje por varios motivos y queremos compartirlo con ustedes.


Empezamos a hablar de este proyecto con nuestra clienta y amiga Mary Jayne McCullough de Global Wordsmiths en marzo. En ese entonces, lo único que sabíamos era que existía la posibilidad de trabajar juntas en un proyecto grande sobre material escolar. Hacia fines de ese mes y durante abril seguimos hablando del tema esporádicamente entre otros intercambios por distintos proyectos, y este proyecto potencial siempre volvía a aparecer. A fines de abril ya estábamos con una idea más formada de cuál era la necesidad concreta, ya nos habíamos enamorado de los textos, y también no podíamos dejar de pensar “¿cómo podremos hacer esto en pandemia?” “¿Cómo podremos garantizar la continuidad del equipo en medio de una emergencia sanitaria?”. El resultado óptimo, al que siempre apuntamos, esta vez dependía de mucha gente y parecía no poder estar bajo el control deseado.


La clave: una perspectiva de trabajo interdisciplinario

Una de las premisas fundamentales que tenemos en Tradoctas es siempre tener en cuenta la relevancia de la sinergia del trabajo interdisciplinario. Desde nuestros inicios, buscamos trabajar con consultores de distintas áreas (economía, finanzas, márketing, diseño, community management, asuntos jurídicos, desarrollo profesional) según nuestras necesidades e ideas. Para evaluar la viabilidad del proyecto, nos reunimos con nuestro responsable de administración y armamos un esquema de trabajo, pensamos en cuántas personas necesitaríamos en el equipo y quiénes podrían acompañarnos. Luego, trabajamos en algunos detalles de este esquema con nuestra clienta. Como suele pasar en muchos casos, los tiempos ideales y los tiempos reales de un proyecto difieren considerablemente, así que el siguiente paso fue ajustar el calendario y repensar. Cuantificamos nuevos plazos, barajamos otra vez, siempre teniendo en mente cómo íbamos a gestionar el riesgo. La propuesta técnica y financiera llegó tras varias conversaciones previas. ¡Y se aprobó! Estábamos a cargo de un proyecto de gran volumen en pandemia. Ahora venía la parte más difícil: materializar lo planeado y esperar lo mejor.


El equipo total del proyecto estuvo comprendido por siete personas a cargo de la traducción, tres personas para la revisión, tres personas para evaluar la parte de diseño —que finalmente estuvo a cargo de una sola persona— y dos personas encargadas de hacer el control final de calidad. La gestión del proyecto y la dirección de operaciones estuvo a cargo de las socias todo el tiempo. Todo el equipo trabajó completamente de manera remota.


Dificultades que superamos

Una primera situación compleja se dio al principio, cuando el método de trabajo y la herramienta de traducción que usamos no eran los adecuados. Para ese entonces, también terminamos de definir el proceso de adquisición de una herramienta de traducción en línea para todo el equipo. Para ello, hicimos varias consultas internas en el equipo y nos contactamos con colegas especialistas en herramientas informáticas del exterior. Una vez puesta a punto esta herramienta y hechas las mejoras necesarias al proceso de diseño, optimizamos mucho más los plazos parciales de entrega y la facilidad del trabajo de confronte del archivo en línea (sin diseño y desarmado) con el archivo original.


Por supuesto, en ningún proyecto todo transcurre sin complicaciones. La segunda situación compleja se dio cuando, por distintos motivos, algunas traducciones no llegaron al estándar esperado. Una primera traducción debajo del estándar enciende alarmas en todo el proceso: quienes trabajamos en esto sabemos que puede llevar más horas de retraducción y revisión, más rondas de retoques de diseño y más tiempo de control final a sabiendas de la dificultad de los pasos anteriores. Ante estas situaciones, la gestión de riesgos nos ayuda a comprender que esto puede suceder y que lo mejor es anticiparse. En Tradoctas, trabajamos para aumentar cada vez más nuestro control de calidad humano y artificial, tanto para lograr un buen resultado, como para poder explicar mejor internamente los errores y poder aprender de ellos. Por eso, nuestro primer paso fue conversarlo internamente y en privado dentro del equipo, y brindar una devolución detallada que pueda dar cuenta claramente de cuáles fueron las correcciones y por qué se efectuaron. Aquí, es fundamental como líder de proyecto poder mantener una comunicación fluida que logre resultados sin perjudicar la moral del equipo en un proyecto con características tan particulares.


Para Tradoctas también resulta primordial estar al tanto del bienestar de nuestro equipo de trabajo, más en pandemia. Periódicamente, también nos hemos tomado un momento para saber sobre la situación personal de colegas y clientas, porque estamos convencidas de que estos pequeños detalles marcan una diferencia, quizás imperceptible para algunas personas, pero vitales para nosotras. Entre las socias también fuimos tomando registro y acompañándonos en nuestras sensaciones; poder contar cada una con el apoyo de la otra fue clave para mantener la sinergia, y así lograr un ambiente laboral calmo y equilibrado.


A medida que nos acercábamos a la última entrega, empezamos a sentir que íbamos a extrañar el proyecto... y así es. Poco a poco, las planillas compartidas dejaron de tener tantos usuaries actives a la vez; empezamos a ser cada vez menos. Nuestra convicción de haber esperado lo mejor se estaba haciendo realidad. Parte de la evaluación de viabilidad inicial nos permitió contar con plazos adecuados para hacer una última revisión meticulosa de cada entrega, así que tuvimos la chance de cerrar el proyecto entre las socias y hacer una evaluación de cierre de toda la experiencia; eso nos da la confianza necesaria para poder avanzar en nuestra próxima aventura.


Agradecemos a todo el equipo y, especialmente, a Global Wordsmiths. ¡A festejar!


En palabras del equipo

"En lo profesional, el proyecto representó un desafío en cuanto a la creatividad de la redacción, que exigió mucho trabajo en equipo para encontrar soluciones adecuadas que conservaran la riqueza del original y resultaran inclusivas en español sin perder la economía del idioma inglés; ya que también debíamos ajustarnos al diseño del original, en ocasiones con poco espacio disponible para el texto. Agradezco a Tradoctas por incluirme en esta asignación, de la que me llevo el más rico intercambio en equipo, y por su dedicación para coordinar el flujo de trabajo para garantizar que tuviera el tiempo necesario para enfocarme en la traducción con el nivel de detalle y profesionalismo que requería, y poder intercambiar dudas y sugerencias con colegas de primer nivel”.

María Paz Mariñas

Traductora inglés-español


"Sumarme al equipo de Tradoctas para este proyecto resultó una gratísima sorpresa. De inmediato sentí que estábamos en completa sintonía en cuanto a lo que se espera de una traducción de calidad, sensible y sensata. Fue un placer recibir instrucciones claras sobre lo que esperaban de mí, encontrarme con herramientas de trabajo dinámicas que auspiciaban el trabajo en equipo y sentir que las profesionales a cargo del proyecto se interesaban por mi aporte. Además, en una época en la que les trabajadores tenemos que balancear las responsabilidades laborales con las demandas del hogar, en un contexto de angustia e incertidumbre, fue muy valioso sentir que en Tradoctas tenían en cuenta mi disponibilidad y mis necesidades”.

Mercedes Paz

Revisora de traducciones al español


"El equipo de Tradoctas me dio una total libertad para trabajar y confió en mí para proponer de qué manera se debía encarar el proceso de preparación de los archivos a editar. Una vez cumplida esta primera parte del proyecto, definimos una agenda de entregas parciales de los documentos traducidos, con fechas bien acotadas para que todo el proceso de revisión, corrección y entrega se llevara a cabo sin mayores contratiempos.

Lo cierto es que fue un proceso largo y bastante exigente, pero gracias al excelente ambiente de trabajo que se generó y a la responsabilidad y profesionalismo de cada una de las partes involucradas, resultó una experiencia muy placentera y gratificante.

Por todo esto es que no puedo dejar de sentirme muy agradecido a la gente de Tradoctas por haberme elegido para este proyecto y por hacerme sentir parte importante del equipo. ¡Seguramente en el futuro vengan nuevos desafíos y ahí estaremos para resolverlos!"

Santiago Picca

Diseño

How we managed a project and its risks during a pandemic


We write this as we finish ticking the last folders as “Final - Delivered”: five partial deliveries of about 30 folders, 108,536 words, 1339 pages of a project that took us three months to complete. In these three months, while we managed this project, humankind has endured a pandemic. For us, this work experience was a huge learning opportunity for many reasons, and we want to share this with you.


Back in March, we started talking about this project with Mary Jane McCullough, our client and friend from Global Wordsmiths. At the time, all we knew was that there was a chance we could work together on a big project on school materials. By the end of that month, and all through April, we kept mentioning it occasionally, while we talked about other projects. But this potential job kept coming up. By the end of April, we had a more definitive idea of what the actual need was, we had already fallen in love with the texts, and we could not help but wonder how we could do this during a pandemic. Could we possibly ensure the team’s continuity in the midst of a health emergency? This time, the optimal result—the one we always strive for—depended on many people and it seemed far from our desired level of control.


Our key is interdisciplinary mindset

At Tradoctas, one of our ruling premises is to always consider the importance of synergy in interdisciplinary work. From the very beginning, we work with consultants expert in different areas (economy, finance, marketing, design, community management, legal affairs, professional development) based on our needs and ideas. In order to assess the project’s feasibility, we designed a work plan with our head of administration: we thought about how many people we would need in our team, and who could be a part of that project. Then we ironed out some of the plan’s details with our client. As it is commonly the case, a project’s ideal time frames are considerably different when they meet real life and expectations, so the next step meant tweaking and rethinking the schedule. We quantified new deadlines and did some reshuffling, but always bearing in mind how we would manage risk. The technical and financial proposal came to light after several conversations. And it was approved! We were now in charge of a massive project in times of a pandemic. The tough part began—to realize our plans and hope for the best.


The project’s whole team was made up of seven people who translated, three people who did the proofreading, three people who assessed the design (which eventually came down to only one person), and two people who did the final quality control. At all times, both partners were in charge of project management and operations. The whole team worked remotely all through the project.


The obstacles we overcame

In the beginning, we realized that the working method and the translation tool we were using were not appropriate. This was the first obstacle that we had to overcome. Around that time, we also finalized an acquisition process: we purchased an online translation software for the whole team. This happened after we had an internal survey among our team and after we talked to colleagues abroad who specialize in IT tools. Once we had this software up and running and we had improved the design process, we were able to further streamline partial delivery deadlines and to make it easier to compare the online file (no design and no layout) to the original one.


Of course, no project is free from complications. The second obstacle occurred when, for different reasons, some translations failed to meet the expected standard. An initial substandard translation triggers alarms throughout the process: those of us who do this job know that it can take longer to retranslate and proofread, longer to tweak the design, and longer to do a final control, knowing how difficult the previous steps were. In the face of these situations, risk management helps us understand that this can happen, and that it is best to be prepared in advance. In Tradoctas, we work to have increasingly larger control over our human and artificial quality, not only to have great results but also to be able to better explain mistakes internally and to learn from them. Thus, our first decision was to talk between the partners, with the translator and a general mention with the team, and to provide detailed feedback that could clearly pinpoint the corrections and the rationale behind them. When something like this happens in such a particular project, it is paramount for us — as project leaders — to keep open lines of communication in order to achieve results without bringing the team’s morale down.


At Tradoctas, it is also essential to be aware of our team’s wellbeing, all the more so during a pandemic. We have regularly taken the time to inquire about our colleagues and clients’ personal situations, because we are convinced that these tiny gestures make a difference, perhaps imperceptible for some, but vital for us. As partners, we also took care of each other and discussed our feelings; being able to have each other’s support was key to preserving the synergy and, thus, to keeping a calm and balanced work environment.


As we approached the final delivery, we started to feel that we would miss the project — and we do. Slowly but surely, the shared sheets had a dwindling number of online users at a time; we were fewer and fewer as time went by. We had hoped for the best, and that belief had become a reality. Part of the initial feasibility assessment made it possible for us to have reasonable time to do a final and thorough proofreading of each delivery. As partners, we were able to finish the project and do a wrap-up assessment of the whole experience. This gives us the necessary confidence to move forward onto our next adventure.


We would like to thank the whole team and, particularly, Global Wordsmiths. It is time to celebrate!


Some thoughts from our team

"Professionally, this project was a challenge in terms of the creativity of what I wrote; it demanded considerable teamwork to find adequate solutions that would maintain the quality of the original and still be inclusive in Spanish, without losing the English language’s word economy, since we also had to adapt to the original design, sometimes with little space available for text. I would like to thank Tradoctas for making me a part of this assignment, in which I experienced the best teamwork; for their dedication to coordinate the workflow, making sure I had enough time to focus on the translation with the necessary level of detail and professionalism that it required; and for making it possible to exchange doubts and suggestions with first-class colleagues.”

María Paz Mariñas

English-Spanish translator


"It was an extremely pleasant surprise to be a member of the Tradoctas’ team. I immediately felt like we were completely synced in terms of what is expected from a quality, sensitive, and sensible translation. It was a pleasure to be given clear instructions about what was expected of me, to find dynamic work tools that fostered teamwork and to feel that the professionals in charge of the project cared about my contributions. Moreover, in a time when professionals must balance work responsibilities with home chores, in this uncertain and distressful context, it was extremely valuable to feel that Tradoctas cared about my availability and my needs.

Mercedes Paz

Spanish proofreade


"Tradoctas’ team gave me carte blanche to work and trusted me to suggest how to deal with the process of preparing the files for editing. Once the first stage of the project was over, we set a schedule for partial deliveries of the translated documents, with well-defined dates so that the whole editing, proofreading and delivery process would flow as seamlessly as possible.

The truth is, it was a long and quite demanding process, but thanks to the excellent working environment that we enjoyed, and to the responsibility and professionalism of every party, it turned out to be a very pleasant and gratifying experience. That is why I cannot help but feel extremely grateful to Tradoctas’ people for choosing me for this project and for making me feel an important part of the team. I am sure that the future will bring new challenges and we will be there to face them!"

Santiago Picca

Design



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